WMS / TMS, est-il temps d’en changer ?

Interview de Jérôme BOUR, PDG de DDS 

Réalisé le vendredi 2 juin 2023 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier : « WMS / TMS, est-il temps d’en changer ? »

 

Quels indices révèlent qu’il est temps de changer de solution ?

Je pense qu’il existe trois indicateurs principaux.

Le premier signe réside dans l’aspect fonctionnel. Lorsque l’entreprise connaît une profonde évolution de ses flux, la solution utilisée peut ne plus être adaptée. Le cas typique est celui du passage à l’omnicanal, où :

• Le WMS ne permet pas la transition vers des préparations plus unitaires.
• Le TMS n’est pas compatible avec l’évolution de l’écosystème des transporteurs, le déploiement de liens API ou EDI avec les grands opérateurs de colis et la mise en place de l’ETA.

Le deuxième facteur concerne les défis liés à l’obsolescence des couches techniques, en particulier dans le cas d’une solution On Premise. Il est en effet fréquent que les clients cherchent à prolonger la durée de vie de leur outil en recourant à d’anciennes versions de bases de données et de systèmes d’exploitation. Le risque est d’accuser des retards dans les montées de version et d’utiliser une architecture datée. La solution devient alors difficile à faire évoluer avec possiblement un éditeur qui ne la maintient plus, ce qui expose l’entreprise à des risques en termes de sécurité.

Chez DDS, les solutions évoluent en permanence et les mises à niveau sont comprises, en mode On Premise comme en mode SaaS. Nous menons en outre un travail quotidien de détection des menaces et risques sur nos applicatifs.

Le troisième indice concerne le non-respect des engagements de service dans le cadre des solutions SaaS. Si l’éditeur ne respecte pas les SLA sur une période prolongée et ne met pas en place les plans d’action ou de correction nécessaires, il est certainement temps d’envisager un changement.
Deux indicateurs importants doivent à ce titre être monitorés :

• La garantie de disponibilité : l’éditeur s’engage par exemple à ce que la solution soit accessible 99,5 % du temps.
• La garantie de temps de rétablissement en cas de problème. Selon l’ampleur de la défaillance, l’éditeur s’engage à mettre en place un correctif ou une solution de contournement dans un délai spécifié.

Au-delà de ces éléments objectifs, il est important de ne pas assimiler la perte de connaissances sur le système actuel à un signal indiquant qu’il est temps d’en changer.

Lorsqu’une entreprise envisage de passer à une nouvelle solution, celle-ci est souvent en place depuis plusieurs années. Des formations ont été dispensées initialement, tant pour les utilisateurs finaux que pour les Key Users en charge du paramétrage. Au fil du temps, des changements de personnel ont eu lieu et les nouvelles recrues n’ont souvent pas reçu de formation adéquate. Elles se sont généralement appuyées sur les connaissances de leurs collègues. Dans de tels cas, l’utilisation du système peut dévier et ne plus être totalement alignée avec les besoins de l’entreprise, donnant ainsi l’impression que la solution n’est plus du tout adaptée. Dans ces situations, revoir le paramétrage et relancer un plan de formation peut être la bonne option. Cela peut être fait à l’occasion d’une mise à niveau. L’avantage d’une telle option est qu’elle est bien moins couteuse qu’un changement complet.

En quoi le SaaS favorise-t-il la sécurité du système ?

Le transport est intrinsèquement collaboratif, impliquant la participation d’un ensemble d’acteurs. Cette ouverture augmente la surface d’exposition au risque du TMS, comparé aux solutions qui s’intègrent de manière plus limitée à l’écosystème de l’entreprise.

C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles, certains de nos clients font le choix d’externaliser l’hébergement de leur solution transport. En déléguant cette responsabilité à un fournisseur spécialisé, ils peuvent en quelque sorte cloisonner les solutions, ce qui leur permet de protéger leur ERP et de « limiter » les risques aux seules données liées au transport.

En tant qu’entreprise expérimentée, nous proposons des plateformes sécurisées dotées de mécanismes de redondance. Nous maintenons une vigilance constante en matière de sécurité, investissant sans cesse dans ce domaine. Nous faisons régulièrement appel à des experts pour mener des tests d’intrusion et auditer nos solutions, afin de nous alerter sur les points d’amélioration. Il s’agit de routines que la majorité des ETI, voire des grands groupes, n’ont pas mis en place.

Que peuvent apporter les solutions transport avancées par rapport aux solutions plus anciennes ?

Des améliorations majeures ont été réalisées ces dernières années, notamment dans les domaines du calcul des émissions de CO2, de la visibilité en temps réel, de l’estimation de l’heure d’arrivée (ETA) et des échanges technologiques entre systèmes.

Si les modèles Ademe étaient déjà utilisés il y a 5 ans pour le calcul des émissions de CO2, les calculs ont été depuis considérablement affinés.

En matière de visibilité et d’ETA, les nouvelles solutions sont désormais capables de se connecter nativement aux plateformes spécialisées telles que Shippeo, Project44 ou GedMouv. Dans le même temps, des solutions mobiles dédiées aux acteurs ayant recours aux petits transporteurs ou exploitant leur propre flotte ont été développées.

En ce qui concerne les liens entre systèmes, l’usage des API s’est généralisé. Ils ont remplacé des interfaces basées sur des échanges de fichiers XML. Cela a permis d’accélérer les interconnexions entre les systèmes. Certaines solutions ont été mises à jour et des connecteurs ont été ajoutés au fil du temps pour améliorer leur fonctionnalité.

De manière générale, les solutions se sont adaptées au développement de l’omnicanal avec une part croissante du flux provenant de réseaux de type B2C, qui concerne non seulement le secteur de la vente au détail, mais également certains industriels.

Quelle démarche appliquer pour choisir sa nouvelle solution ?

Il existe deux approches pour sélectionner l’éditeur et la solution transport.

La première approche, très structurée, consiste à analyser les besoins de l’entreprise et à en tirer un cahier des charges qui sera confronté à plusieurs prestataires. L’objectif est de trouver la meilleure adéquation fonctionnelle et technique.

La seconde approche, plus agile, est aujourd’hui proposée pour des solutions plus légères. Elle consiste à adopter une démarche basée sur l’expérimentation. C’est précisément ce que nous proposons à travers notre solution gratuite lancée en juin, ainsi que pour certains modules Starter.

Cependant, cette deuxième approche ne semble pas adaptée à une entreprise qui souhaite remplacer une solution existante. Disposant d’une plus grande maturité, elle aura une idée claire des fonctionnalités attendues.

Plus généralement, lorsqu’il s’agit de remplacer une solution, la difficulté réside dans la nécessité de raisonner en termes de besoins métiers. Il nous arrive parfois de recevoir des cahiers des charges qui se contentent de dupliquer ce qui est fait dans le système actuel. Cette approche n’est pas la bonne. Chaque solution a ses propres règles de fonctionnement. Il est préférable que le cahier des charges explicite le besoin (par exemple, optimiser le remplissage des camions) et que les éditeurs détaillent dans leurs offres comment ils y répondront.

De plus, il est probable que les besoins aient évolué depuis l’adoption de la solution en place, et qu’ils continueront très certainement à le faire dans les années à venir. Afin de répondre aux attentes futures, il est donc nécessaire de projeter l’évolution de son activité en se basant sur la stratégie et les ambitions de l’entreprise, tout en traduisant ces éléments en termes de volumétrie.

Une fois la liste restreinte de solutions constituée, il est utile de réaliser des POC . Un POC ne se limite pas à une simple démonstration. Pour que la démarche soit efficace, il est nécessaire de réfléchir au processus à couvrir et de collecter un certain volume de données. Cela permet réellement de se rendre compte de l’intérêt de la nouvelle solution dans des conditions proches du réel.

S’ils sont réalisés de manière sérieuse, ils peuvent entraîner des frais, car ils nécessitent un investissement conséquent en temps de la part du prestataire et des équipes de l’entreprise. Il n’est donc, à mon sens, pas recommandé de mener plus de deux POC en parallèle.

Enfin, une fois la nouvelle solution sélectionnée et l’implémentation lancées, il est essentiel de prêter une attention particulière à la gestion du changement, avec un enjeu plus fort dans le cas des projets de remplacement que dans ceux de premier équipement.

Si les utilisateurs qui passent d’Excel à un TMS sont généralement ravis de bénéficier d’un outil qui leur permet d’économiser un temps précieux, ceux qui étaient habitués à la solution historique peuvent éprouver plus de réticences.

En revanche, dans un projet de remplacement, le paramétrage de la nouvelle solution est facilité, les utilisateurs clés étant déjà familiers avec le fonctionnement d’un tel outil.

De plus, les tarifs des transporteurs sont généralement disponibles au format numérique, ce qui évite d’avoir à les rechercher sur des supports papier. Tout cela accélère considérablement la phase de paramétrage, et des indicateurs clés de performance (KPI) sont généralement déjà en place.

Quels sont les coûts associés au changement de solution ?

Au-delà des frais d’utilisation (acquisition de licences ou loyer mensuel lié à l’utilisation pour le SaaS), les coûts associés au basculement de solution comprennent les postes habituels d’un projet d’implémentation, tels que l’analyse des besoins, le paramétrage, l’intégration (y compris la création ou la mise à jour des API ou des interfaces avec d’autres systèmes), la formation, la conduite du changement et l’embarquement des transporteurs.

Ce qui rend le changement de solution particulier, c’est la nécessité de prévoir un coût de reprise des données, par exemple des trois derniers mois d’activité. S’il s’agit d’un coût ponctuel, la tâche peut s’avérer complexe en raison de différences de structure entre les systèmes.

Une option alternative consiste à maintenir l’ancien système pendant un certain temps jusqu’à ce que l’opérationnel soit épuisé. Il est cependant important de noter que cette transition peut entraîner des coûts supplémentaires pendant une période donnée (potentiellement plusieurs mois pour les flux maritimes ou les éléments comptables nécessaires au contrôle des factures et aux provisions).

La négociation de ce coût peut être envisagée avec l’ancien éditeur afin de continuer à utiliser sa solution en mode consultation avec une réduction des fonctionnalités. Cela dépendra de la relation avec le prestataire. De ce point de vue, notre politique est claire. Si un client choisit de privilégier la solution d’un confrère, nous considérons qu’il est essentiel de lui offrir une réversibilité en lui restituant ses données.

Comment s’assurer du coût réel d’une solution SaaS avant de l’adopter ?

En ce qui concerne le modèle SaaS, la facturation est généralement basée sur le nombre d’expéditions ou sur les dépenses liées au transport. Dans la plupart des cas, nous fournissons au client une grille tarifaire qui correspond à ses flux actuels. Cette grille lui permet de se projeter en fonction de l’évolution de ses volumes : il sait ainsi comment les coûts de son TMS varieront avec son activité.

Il est important de souligner que cette approche est systématiquement contractualisée, garantissant une transparence et une stabilité dans les engagements mutuels.

Quels indicateurs suivre lors de la mise en place d’une nouvelle solution ?

Les indicateurs à suivre vont à la fois concerner le bon usage de la solution (en termes de flux traités, de connexion des utilisateurs, etc.) et la performance transport (coût par expédition, par tonne, OTIF, etc.) une fois le nouveau TMS en place.

Pour aborder le deuxième volet, il est essentiel de se référer à la « situation de départ » qui repose sur les données disponibles dans l’ancien système. Il est donc primordial de prendre soin de capturer cette situation initiale tant que l’entreprise y a encore accès.

Que propose DDS ?

DDS est le pionnier et le leader des solutions TMS sur le marché Français . Au-delà de notre offre TMS chargeur, nous proposons également des solutions plus orientées sourcing international, grand import et transitaires.

Nous avons beaucoup recruté ces derniers mois pour accompagner notre croissance et comptons désormais près de 150 collaborateurs. Nos solutions sont déployées chez plus de 500 clients répartis dans une trentaine de pays.

En France, nous disposons de bureaux à Paris, Rennes, Aix-en-Provence et Lyon.
À l’international, nous sommes présents depuis plusieurs années à Hong Kong et ouvrirons des filiales en Espagne et au Benelux dans les prochains mois.

Nos clients sont issus de secteurs variés :

• De l’industrie : nous comptons aussi bien des références dans le luxe que dans l’industrie lourde ou dans les produits de grande consommation,
• De la distribution : nous sommes présents chez des grands généralistes, des e-commerçants, des distributeurs spécialisés, etc.
• De la prestation : nous adressons les organisateurs 4PL, les transitaires, et depuis quelques mois les logisticiens à travers la solution Fluid-e (pilotage des approvisionnements) que nous avons acquise courant 2022.

Pourquoi avoir lancé une solution gratuite ?

L’offre Free que nous proposons n’a pas de limite de temps et est ouverte à tout donneur d’ordre.
Elle est conçue en réponse aux demandes fréquemment exprimées par nos prospects et clients.

Nous rencontrons souvent des opérationnels qui, conscients des limites d’outils rudimentaires tels qu’Excel, souhaitent démarrer sans pour autant impliquer leur équipe informatique dans la mise en place d’API ou d’interfaces.

Ces opérationnels font face à des enjeux majeurs de communication avec leurs transporteurs et les destinataires. Ils travaillent au sein de PME, d’ETI ou même d’entités de grands groupes assez peu matures, dans lesquelles la gestion du transport par le biais de solutions informatiques est encore à un stade embryonnaire. Ils ont donc besoin d’une offre telle que la nôtre pour pouvoir se lancer.

Notre système est activable en une trentaine de minutes seulement, permettant aux clients de commencer à intégrer leurs expéditions, de gérer la relation avec leurs transporteurs (acceptation / refus des livraisons, planification des rendez-vous…) et d’obtenir les premières informations de traçabilité des transporteurs.

Nous avons donc souhaité mettre à disposition une gamme de fonctionnalités essentielles au plus grand nombre.

Ensuite, au fur et à mesure de l’évolution des besoins (mise en place d’API, gestion des tarifs, préfacturation, etc.), des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles à travers nos offres Starter, Pro et Enterprise.