¿ Por qué abandonar la gestión de existencias basada en Excel por un TMS que impulsará su rentabilidad ?

En el mundo de las pequeñas y medianas empresas (PYME), la gestión de las existencias es un reto constante. Ante este reto financiero y de recursos humanos, muchas empresas han confiado tradicionalmente en herramientas como Excel para gestionar sus existencias.

En este artículo, veremos cómo el uso de Excel está frenando la productividad de su empresa, en constante evolución. Analizaremos un sistema de gestión del transporte (TMS) como alternativa para optimizar la gestión de las existencias y aumentar la rentabilidad.

PYME: ¿qué es la gestión de existencias?

La gestión de existencias es un aspecto crucial de la gestión empresarial, sea cual sea el tamaño de la empresa.

Consiste en controlar y gestionar los bienes y productos que la empresa tiene en stock.

Por lo tanto, incluye tanto las mercancías en suministro como las que están listas para ser enviadas a los clientes.

Incluye

• hacer inventario
• controlar los niveles de existencias
• la gestión de costes,
• análisis de ventas
• y el uso de software de gestión de inventarios.

Una gestión eficaz de las existencias ayuda a :

• Reducir costes,
• mejorar la eficiencia
• y aumentar los beneficios.

Esto es especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas, donde una buena gestión de las existencias puede tener un impacto significativo en la salud financiera de la empresa.

Con menos recursos financieros y humanos que una empresa más grande, una empresa más pequeña necesita optimizar al máximo sus existencias para evitar :

• el dinero ocioso, por un lado
• y la carrera por los suministros que faltan en el caso de la producción justo a tiempo, por ejemplo.

Los dos extremos de exceso y falta de existencias son complicados para las PYME.

Garantizar una gestión de las existencias en tiempo real y acorde con su actividad es crucial.

Gestión de existencias con Excel: ¿una ilusión de facilidad?

El programa Excel tiene la enorme ventaja de ser conocido por todos, ya que forma parte del paquete ofimático de Microsoft desde hace décadas.

Algunas empresas muy pequeñas y pymes utilizan esta hoja de cálculo para controlar su gestión de existencias, considerándola un gran avance respecto a la gestión en papel. ¿Es éste su caso?

Hay varias formas de utilizar Excel para gestionar las existencias en una VSE o una PYME.

He aquí un ejemplo:

• una primera pestaña constituye la base de sus productos, una línea por artículo en aprovisionamiento y expedición,
• una segunda pestaña para el diario de existencias,
• una tercera pestaña para la situación de las existencias el día de la entrada en Excel.

Por supuesto, existen varios modelos de hojas de cálculo Excel, algunos de los cuales utilizan una gestión informática compleja (tablas dinámicas, etc.).

Rápidamente se hace evidente que introducir manualmente cada línea en cada pestaña es tedioso, lleva mucho tiempo y es una fuente de errores.

Además, la utilización simultánea de un mismo archivo Excel por dos operadores provoca rápidamente conflictos informáticos para guardar la versión correcta y actualizada del archivo.

Además, este sistema no está vinculado a su programa de facturación… Así que hay que introducir la información del sistema de gestión contable en la hoja Excel y viceversa…

En una PYME, en la que se optimiza cada hora de “empleado”, estas dobles operaciones son contraproducentes.

La facilidad de acceso a la hoja Excel se ve rápidamente comprometida.

Encontrar una alternativa que siga siendo fácil de utilizar y poco costosa se convierte rápidamente en una evidencia, sobre todo cuando las necesidades de automatización imposibles con Excel frenan el crecimiento de la empresa.

Veamos con más detalle estos factores limitantes.

Gestión de inventarios con Excel: sus inconvenientes que limitan rápidamente

Aunque Microsoft Excel es una solución accesible y muy utilizada para la gestión de inventarios en las PYME, tiene ciertas limitaciones e inconvenientes que pueden hacerse más evidentes a medida que crece la empresa:

• capacidad limitada de procesamiento de datos. La lentitud del programa Excel aumenta a medida que el volumen de datos de la hoja de cálculo crece considerablemente. Esto se convierte rápidamente en un problema si tienes una larga lista de productos que entran y salen de tu cadena de suministro. Este largo tiempo de procesamiento no sólo es una fuente de reducción de la productividad, sino también de estrés ante el riesgo de corrupción informática del voluminoso archivo. ¡La fatídica pérdida de datos no está lejos!
• la dificultad de gestionar operaciones complejas, como la gestión de varios almacenes o la implantación de una trazabilidad detallada.
• el riesgo de error humano. Hay que reconocer que, a pesar de la profesionalidad de algunos de sus empleados, un error tipográfico, una entrada incorrecta o una fórmula mal aplicada pueden provocar rápidamente imprecisiones en la gestión de las existencias.

• una notable falta de funcionalidades avanzadas. Incluso si es un usuario experimentado de Excel, echará en falta la funcionalidad avanzada necesaria para una gestión de existencias más detallada (gestión de números de serie, gestión de códigos de barras y códigos QR, seguimiento en tiempo real, alertas automatizadas, etc.).

• casi imposible colaborar en tiempo real. Reconozcámoslo, con Excel, cuando varios usuarios trabajan al mismo tiempo en el mismo archivo, es fácil que surjan conflictos… El proceso de introducción de datos pierde información introducida por uno u otro usuario. La coordinación puede resultar complicada.

• Una inexorable falta de seguridad. Cuando se trata de seguridad y confidencialidad de los datos, el programa Excel no es la herramienta más adecuada. Esta falta de seguridad genera rápidamente lagunas para tu negocio.

• El crecimiento de la empresa se ve obstaculizado por la funcionalidad de Excel. A medida que su empresa crece, aumenta la complejidad de sus operaciones y sus necesidades de gestión de existencias. Excel se vuelve entonces insuficiente para gestionar eficazmente sus flujos físicos de entrada y salida, ¡por no hablar de los flujos de información!

• integración más que limitada con otros sistemas. En una cadena de suministro, la gestión de inventarios requiere una integración en tiempo real con diversos sistemas informáticos. Ya se trate de programas de contabilidad, gestión de transportes, gestión de clientes, etc., la integración con Excel es muy compleja.

Aunque Excel es una solución práctica para gestionar las existencias en una EVE/PYME, sobre todo cuando la empresa está empezando, rápidamente surgen limitaciones que ralentizarán el progreso económico de la empresa.

Por lo tanto, vale la pena considerar la idea de una transición a soluciones de gestión de existencias más avanzadas.

Una de las primeras herramientas que viene a la mente es el TMS (Transport Management System), muy utilizado en los grandes grupos.

¿Este sistema es adecuado para una PYME? La respuesta es un SÍ inequívoco.

Software TMS, la oferta 100% gratuita de DDS: la alternativa 100% ganadora a Excel para la gestión automatizada de existencias

Generalmente utilizado para gestionar las operaciones de transporte y logística, el software TMS (Transport Management System) parece ser la solución digital más completa para gestionar sus stocks y sus operaciones de transporte.

DDS ha creado el primer TMS 100% gratuito, sin compromiso y que puede implantarse en su cadena de suministro en menos de 30 minutos.

Esta herramienta de automatización es escalable y permite :

• la integración de todos los procesos de gestión logística. Esto favorece una comunicación fluida entre los distintos departamentos, incluida la gestión de existencias y las operaciones de transporte;

• automatización escalable mediante la digitalización de numerosas tareas logísticas. Nos referimos a la gestión de pedidos y la generación de informes. Esto reduce la necesidad de intervención humana y el riesgo de introducción de datos;

• seguimiento en tiempo real de las existencias, los pedidos y las operaciones de transporte, para una toma de decisiones más rápida y una mayor visibilidad en toda la cadena de suministro;

• buena gestión de proveedores y clientes mediante la centralización de la información para una coordinación optimizada de los suministros y las entregas;

• seguridad de los datos mediante herramientas adecuadas;

• y, a diferencia de Excel, una escalabilidad prácticamente infinita.

  Utilizar una herramienta de TMS es la opción ideal para superar los inconvenientes y limitaciones de la gestión de sus existencias mediante Excel.

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