Dentro de una pequeña o mediana empresa circulan diversos flujos: flujos físicos, flujos documentales o de información, flujos financieros, etc. En este artículo, nos centraremos en los flujos físicos, es decir, los flujos de entrada, de circulación interna o de salida de mercancías.

DDS le explica todo lo que debe saber sobre estos flujos y la importancia de gestionarlos para su empresa, sea cual sea su tamaño.

Flujos físicos en una pequeña/mediana empresa

Definición de flujos físicos

En una pequeña o mediana empresa, los flujos físicos se refieren a todos los movimientos de mercancías necesarios para expedir sus productos acabados o prestar sus servicios.

Esta cadena de movimientos logísticos abarca todos los movimientos físicos del producto acabado o de uno de sus componentes. Estos flujos incluyen, por tanto, todo el proceso logístico, desde la recepción de las materias primas hasta la expedición de los productos acabados. Dicho de otro modo :

• la recepción de los suministros,
• las fases de fabricación, si se trata de su actividad,
• el almacenamiento de mercancías o componentes intermedios en el almacén,
• la preparación de pedidos,
• la entrega de los productos a los clientes,
• y la devolución de mercancías en caso necesario.

En función del tipo de actividad de la PYME, los flujos físicos también pueden incluir :

• gestión de existencias,
• producción
• distribución
• transporte
• y gestión de devoluciones.

En resumen, los flujos físicos representan el movimiento físico de los elementos necesarios para la actividad de una empresa.

Logística y flujos físicos : el caso de una pequeña o mediana empresa

En una pequeña o mediana empresa, los flujos físicos incluyen todos los procesos vinculados a la producción de los bienes ofrecidos en el catálogo de la empresa.

Esto incluye todos los movimientos logísticos internos y externos asociados a :

• recepción de materias primas
• transformación de las mismas en productos acabados (puesta en marcha de la producción)
• montaje,
• gestión de las existencias de productos semiacabados y acabados,
• y envío de mercancías a clientes o distribuidores.

Logística y flujos físicos : el caso de una pequeña/mediana empresa de servicios

En el contexto de una pequeña/mediana empresa que ofrece servicios, los flujos físicos siguen existiendo y están asociados a otros aspectos de la actividad de la empresa.

La empresa de servicios debe gestionar :

• los flujos de aprovisionamiento para su propio funcionamiento (material de oficina, equipos informáticos, …),
• y los flujos físicos asociados a sus servicios (compras, gestión de existencias, gestión del mantenimiento, …).

¿Qué es la gestión de flujos físicos para una pequeña o mediana empresa?

Gestionar los flujos físicos en una pequeña o mediana empresa es una tarea que requiere una planificación meticulosa y una coordinación eficaz de todas las operaciones logísticas.

La gestión de existencias, piedra angular de la gestión de flujos

Se trata de garantizar que los niveles de existencias de materias primas o productos en el catálogo de la empresa sean suficientes para satisfacer la demanda de los clientes, evitando al mismo tiempo un exceso de existencias innecesario, sea cual sea el modo de funcionamiento de la pequeña o mediana empresa (just-in-time, pull, push).

Para lograrlo, las pequeñas y medianas empresas necesitan establecer un sistema de gestión de flujos y existencias diseñado para optimizar el suministro y la distribución de mercancías. Este es uno de los cometidos de la función logística.

Gestión de envíos

En el contexto de la gestión de flujos, la gestión de los envíos, del primer al último kilómetro, es el eslabón central de la relación de una empresa con sus clientes.

La satisfacción del cliente depende de la calidad del envío (incluido el embalaje) y de la rapidez de la entrega.

Gestión y control de flujos : ¿por qué es importante para su pequeña o mediana empresa?

Un buen control y una gestión eficaz de estos flujos físicos son esenciales para garantizar :

• calidad del producto,
• satisfacción del cliente
• y la eficacia operativa.

Estos 3 aspectos son las palancas de una empresa reactiva y fuerte frente a la competencia.

En su pequeña o mediana empresa, competencia, rentabilidad y satisfacción del cliente son los 3 términos que aparecen con más frecuencia.

Para lograrlo, es esencial controlar y garantizar la trazabilidad del flujo de mercancías en todas las etapas (aprovisionamiento, gestión de existencias, producción en el caso de una PYME, instalación en el caso de una PYME de servicios, expedición al cliente intermedio o final).

Al considerar la cadena de suministro como un todo, la idea es simplificar su gestión, teniendo en cuenta todos los eslabones de la cadena que implican el movimiento interno o externo de productos acabados o intermedios.

Este enfoque de la gestión de flujos da lugar a :

• una reducción significativa de los costes
• una mayor satisfacción del cliente,
• utilización optimizada de los recursos internos de su pequeña o mediana empresa,
• cumplimiento de las normas medioambientales vigentes y en evolución
• mejora de la satisfacción del cliente.

Gestión de los flujos físicos : los retos de las pequeñas y medianas empresas 

Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a varios retos importantes a la hora de gestionar sus flujos físicos.

El primero es financiero, debido sobre todo a las limitaciones presupuestarias y al aumento de la competencia.

La satisfacción del cliente no es sólo una preocupación para los grandes grupos: también es fundamental para las pequeñas y medianas empresas. Un mal consejo o una mala reacción pueden empañar rápidamente la reputación de una empresa y repercutir rápidamente en su volumen de negocios.

La gestión de existencias (ausencia o retraso de suministros) es un verdadero quebradero de cabeza para las empresas. Un mal conocimiento y gestión de las existencias puede provocar roturas de stock, retrasos en las entregas, entregas incompletas y un deterioro de la experiencia del cliente.

Cada pequeña y mediana empresa necesita encontrar soluciones adaptadas a su tamaño, actividad y capacidad financiera para superar estos retos. Para ayudarles a hacerlo, DDS ha desarrollado su nueva oferta de TMS, que es 100% gratuita y sin compromiso.

¿Cómo pueden las pequeñas y medianas empresas optimizar la gestión de sus flujos de transporte?

Un análisis preciso de la situación como ayuda para la toma de decisiones

Para optimizar la gestión de los flujos de transporte en su pequeña o mediana empresa, necesita aplicar una estrategia de mejora continua.

Debe basarse en el análisis y la planificación de las actividades logísticas vinculadas al transporte de mercancías, ya sea por carretera, ferrocarril, mar o aire.

Implantar un sistema de gestión de software es una garantía de eficacia para esta tarea de optimización. Optar por un TMS (Sistema de Gestión del Transporte) es una elección acertada.

Esta solución informática reúne todos los datos logísticos internos y externos, gracias a su sistema de interfaz con los proveedores de servicios de transporte y los proveedores.  Con una sola herramienta, podrá controlar con precisión la gestión de sus existencias y su cadena de suministro.

Estos datos esenciales están ahí para garantizar que sus productos entran en producción o se entregan a sus clientes a tiempo.

Cualquier retraso se rastrea e investiga (roturas de existencias, escasez de suministros, incidencias en el transporte, etc.). Cada movimiento de mercancías que provoca incidencias en el flujo de mercancías da lugar a la aplicación de una medida correctora adecuada.

Este análisis meticuloso de los retrasos en la producción o la entrega, las mercancías defectuosas o las devoluciones ayudará a su pequeña o mediana empresa a ser más proactiva y rentable. 

Asociaciones sólidas con proveedores y prestadores de servicios

Hemos visto el aspecto de las relaciones con los clientes y su satisfacción. Sin embargo, para lograr una posición fuerte en términos de rentabilidad y eficacia frente a la competencia, es vital establecer asociaciones sólidas con sus proveedores y prestadores de servicios logísticos.

Todos sus proveedores de servicios desempeñan un papel clave en la gestión de los flujos de transporte. Trabajar en estrecha colaboración significa reducir costes y cumplir los plazos de entrega, garantizando al mismo tiempo una alta calidad de servicio.

En cuanto a la gestión de suministros, trabajar estrechamente con sus proveedores le permitirá lograr una gestión optimizada de las existencias, de la que depende la calidad de su cadena de suministro. Entregar a tiempo las materias primas y los productos acabados es esencial para su imagen de marca, su reputación y su competitividad.

Al igual que la trazabilidad, que también está en el centro de las relaciones entre su pequeña o mediana empresa, sus proveedores y sus prestatarios de servicios.

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