Flujos y procesos logísticos: ¡Las claves de la optimización!

Tanto si su empresa es una PYME, una VSE, una SMI, una ETI o una parte interesada de un gran grupo, se trata de adoptar buenas prácticas que generen beneficios significativos, compartidos por todos los departamentos de la empresa y, en su caso, por el grupo en su conjunto. Es decir, tanto por la empresa como por todos los agentes que intervienen en su cadena de suministro. Para lograrlo, hay que seguir una serie de pasos, en particular la aplicación de herramientas adecuadas. Es la condición sine qua non para lograr una mayor fluidez, eficacia y rentabilidad en la cadena de suministro, sea cual sea el tamaño de la empresa. He aquí una explicación de los flujos y procesos logísticos.

Flujos y procesos logísticos: ¿de qué estamos hablando?

Antes de poder optimizar sus flujos y procesos logísticos, debe comprender qué son y cómo funcionan. Esto le dará una idea de lo que existe y de lo que se puede hacer para mejorar las cosas dentro de su PYME o grupo.

En los últimos años, la noción de flujos logísticos y de cadena de suministro se ha convertido en un elemento central de la estrategia y la rentabilidad de los grandes grupos.

Sin embargo, observamos que, aunque estos flujos logísticos desempeñan un papel crucial en la gestión de existencias, la optimización de procesos y la planificación de actividades en las pequeñas y medianas empresas (PYME), las empresas muy pequeñas (MPE) y las pequeñas y medianas industrias (PYME), estas últimas sólo están integrando tímidamente en sus operaciones herramientas dedicadas a la gestión de flujos y de la cadena de suministro.

Los flujos y procesos logísticos se refieren a las actividades realizadas sucesivamente a lo largo del ciclo de vida de un producto, desde su fabricación hasta su distribución:

• cadena de suministro
• envasado
• almacenamiento
• expedición hasta la entrega efectiva al cliente final.

También se denomina “cadena de valor” o “cadena de actividades”.

Estas actividades incluyen :

• los movimientos físicos (productos acabados, materias primas, componentes, subconjuntos, etc.)
• los flujos de información.

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Tipos de flujos logísticos

Existen dos tipos principales de flujo, que afectan a todos los tamaños de empresa (PYME, PYMEV, PYME y grandes grupos) :

• Existen flujos y procesos logísticos internos, o “flujos de producción”. Se refieren a todos los movimientos y circulaciones físicas (transformación, mecanizado, manipulación, gestión de existencias intermedias en el caso de las actividades de una PYME en particular).
• Y los flujos y procesos logísticos externos, que a su vez se dividen en dos categorías. Los flujos entrantes (o de aprovisionamiento), que se refieren a los movimientos desde el proveedor hasta el almacén. Los flujos descendentes (o de distribución), que van del almacén a los puntos de venta o clientes finales (productos acabados). Estos procesos logísticos implican una cadena de actividades específicas: embalaje, almacenamiento, manipulación y transporte.

Los distintos métodos de producción

Estos métodos de producción, tan importantes para gestionar y optimizar los flujos y procesos logísticos, son los siguientes:

El método “push flow” o “make to stock”

Este proceso consiste en producir y almacenar mercancías en función del estado del mercado y de la cartera de pedidos, anticipándose a las necesidades.

En otras palabras, los productos se fabrican sin esperar el pedido de un cliente concreto. A continuación, se almacenan en previsión de futuras ventas.

La ventaja es que las existencias están listas para satisfacer la demanda. La desventaja es el riesgo de exceso de existencias y, por tanto, de gastos financieros adicionales o, por el contrario, de escasez y, por tanto, de pérdida de beneficios para la empresa.

Este enfoque suele utilizarse para productos con una demanda estable y previsible. Permite responder con rapidez a las necesidades de los clientes.

Las PYME y las PYMES también pueden utilizar el método, pero deben aplicarlo de forma adecuada a su escala y recursos limitados. Las pequeñas empresas pueden ajustar sus niveles de existencias con mayor agilidad en función de las previsiones. Es esencial seguir atentamente la evolución de la demanda para evitar el exceso o la escasez de existencias.

La gestión eficaz de los proveedores también es crucial. Las pequeñas empresas deben asegurarse de contar con proveedores fiables y receptivos que les garanticen el suministro de materias primas o productos semiacabados.

Los costes de almacenamiento son significativos para las pequeñas empresas, por lo que es esencial optimizar el uso del espacio de almacenamiento y minimizar los costes asociados.

El método « make to order »

El objetivo de este enfoque es racionalizar los procesos logísticos planificando la producción en función de la demanda real. No se inicia la producción hasta que se recibe un pedido del cliente.

Los productos se fabrican en función de la demanda, lo que minimiza los niveles de existencias. Cuando se recibe un pedido, el producto se fabrica y se envía.

La ventaja es que no hay existencias, por lo que no hay productos sin vender ni roturas de stock. La desventaja es que los plazos de entrega son mucho más largos.

Para las pequeñas empresas, la implantación de la “fabricación bajo pedido” puede ser una estrategia eficaz para reducir costes y minimizar los riesgos asociados a la sobreproducción. Para lograrlo, las PYME, las VSE y las SMI necesitan un sistema de gestión de pedidos eficaz y ágil que les permita hacer un seguimiento de la demanda de los clientes y planificar la gestión de existencias en consecuencia.

También deben disponer de un sistema de gestión del transporte con una trazabilidad ejemplar para no verse superadas por el más mínimo incidente en el primer kilómetro o más allá hasta el cliente final.

Una planificación precisa garantizará sin falta la satisfacción del cliente, por lo que pueden explicar claramente los plazos de producción y entrega para gestionar las expectativas del cliente.

El método “justo a tiempo”

Este proceso se basa en un flujo regular y controlado de materias primas (aguas arriba) y productos acabados (aguas abajo) para minimizar las existencias. Es una forma ideal de logística de la cadena de suministro: no hay existencias, pero tampoco plazos de fabricación y expedición.

El “justo a tiempo” consiste en producir bienes en función de la demanda real del cliente. El producto llega al lugar cuando la empresa lo necesita. Esto significa que puede contar con una cadena de suministro optimizada.

La ventaja es una gestión ideal de los recursos. El inconveniente potencial es la mayor frecuencia de las entregas, que tiene un coste. El objetivo de este método es eliminar el despilfarro de recursos, tiempo y espacio de almacenamiento.

El método puede aplicarse en PYME, microempresas y pequeñas y medianas empresas si se coordina toda la cadena de suministro para reducir los costes de almacenamiento y mejorar la competitividad en el mercado.

El método del «flujo sincrónico»

Este planteamiento es esencialmente el mismo que el “just in time”: el suministro de materias primas y piezas de recambio se adapta al proceso de producción, según las necesidades.

Una vez más, esto sólo es posible con una cadena de suministro perfectamente optimizada.

Para las pequeñas empresas, la aplicación de este método suele ser sinónimo de retos organizativos, entre otras cosas por la limitación de recursos. Es necesario y esencial cartografiar los flujos para identificar los cuellos de botella en los procesos de producción y de la cadena de suministro, y luego eliminarlos.

Esta fase suele implicar la automatización total o parcial de la cadena de suministro.

¿Cómo puede optimizar sus flujos y procesos logísticos?

Optimizar los flujos y procesos logísticos significa aplicar estrategias para gestionar estos movimientos con la mayor eficacia posible.

Para lograrlo:

• primero hay que entender los problemas
• luego trazar los flujos
• y, por último, automatizarlos y optimizarlos mediante la gestión de la cadena de suministro (y herramientas específicas).

Caso especial de una PYME, VSE :

Comprender los retos de los flujos logísticos

Lo primero y más importante es analizar la cadena de suministro para identificar los cuellos de botella y los “puntos críticos” en los que se malgastan recursos, y a continuación trazar un mapa de todos los procesos y flujos logísticos.

Análisis de la cadena de suministro

El análisis de la cadena de suministro es el primer paso para identificar los puntos negros de su cadena de suministro.

Estos pueden ser :

• transporte
• manipulación
• almacenamiento,
• producción,
• entrega.

Analizar la cadena de suministro y comprender estas cuestiones son las dos palancas que permitirán a las pequeñas y medianas empresas seleccionar estrategias eficaces y optimizar sus procesos logísticos.

Mapeo de procesos logísticos

La segunda etapa consiste en representar físicamente los procesos logísticos (físicos o informáticos), en forma de diagramas, para poner de relieve las palancas de mejora.

Este mapa de valores es esencial: permite determinar la dirección en la que hay que avanzar.

Gracias a estas representaciones visuales, puede poner de relieve :

• los plazos de producción, los productos intermedios (existencias, trabajos en curso, etc.)
• las actividades de transporte y manipulación, los recursos y su utilización (productividad, rentabilidad, etc.),
• y cualquier problema relacionado con la calidad y el flujo de información entre los agentes de la cadena de suministro.

Simplifique y automatice los flujos de trabajo

Una vez identificados los cuellos de botella, es hora de actuar sobre los procesos logísticos simplificando y automatizando la cadena de suministro.

Es lo que llamamos Gestión de la Cadena de Suministro. Para ello, necesita poner en marcha las herramientas adecuadas, aquellas que le permitan…

• Gestionar eficazmente sus flujos,
• establecer relaciones de confianza entre los actores de la cadena de suministro,
• reducir el riesgo de fallos mejorando la comunicación,
• conseguir o mantener una calidad óptima y flexibilizar los procesos logísticos,
• reducir sus costes,
• aumentar sus márgenes,
• reducir sus plazos de entrega,
• aumentar la satisfacción del cliente.

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