Le digital pour faciliter la gestion des litiges et pénalités logistiques

Le 19 octobre 2021, Egalim 2 , loi du 18 octobre 2021, entrait en vigueur. Si elle vise à protéger la rémunération des agriculteurs, elle impacte tout naturellement la supply chain agroalimentaire en amont et en aval. La loi vient ainsi modifier les relations commerciales entre fournisseurs et distributeurs sur divers sujets, dont celui prégnant, des pénalités logistiques.

Dans le secteur de la grande distribution, traditionnellement, les acheteurs passent avec leurs fournisseurs des contrats visant à assurer l’approvisionnement des produits à des prix préfixés. Afin d’améliorer l’organisation logistique et la gestion des approvisionnements qui en découlent, ces contrats mentionnent la possibilité de mettre en place des pénalités logistiques portant notamment sur les taux de services (rapport entre les produits commandés et les produits livrés conformes), le délai de livraison et ponctualité ou bien encore la qualité de la livraison (casse, palette non-conforme…).

Donner un cadre législatif aux pénalités logistiques

Afin de réglementer précisément ces pénalités, la loi Egalim 2 apporte de nouvelles dispositions. Parmi elles, l’article L. 441-17. précise entre autres que « les pénalités infligées au fournisseur par le distributeur ne peuvent dépasser un montant correspondant à un pourcentage du prix d’achat des produits concernés », que le refus ou retour de marchandises est interdit « sauf en cas de non-conformité de celles-ci ou de non-respect de la date de livraison », que « la preuve du manquement doit être apportée par le distributeur par tout moyen » et que « seules les situations ayant entraîné des ruptures de stocks peuvent justifier l’application de pénalités logistiques. Par dérogation, le distributeur peut infliger des pénalités logistiques dans d’autres cas dès lors qu’il démontre et documente par écrit l’existence d’un préjudice ». Enfin, l’article L. 441-18 souligne également qu’« en cas d’inexécution d’un engagement contractuel du distributeur, le fournisseur peut lui infliger des pénalités. »

Une solution collaborative dédiée aux distributeurs et à leurs fournisseurs

Ainsi, si la loi encadre désormais au mieux le sujet, il n’en demeure pas moins complexe à appréhender et à mettre en œuvre pour les distributeurs et fournisseurs. Au quotidien, cette gestion des litiges, gérée manuellement via un fichier Excel, entraîne une importante perte de temps et de budget. D’autant qu’en cas de contestation, les factures de pénalités doivent être justifiées par des documents de preuves. Ces aléas génèrent non seulement une quantité de données conséquentes à gérer mais aussi et surtout des allers/retours administratifs consommateurs de temps, entraînant un blocage des paiements des factures de pénalités. Alors, afin de faciliter la gestion de ces pénalités logistiques, des outils digitaux ont été développés. Ces dernières, à l’instar de la solution Fluid-e, donne notamment les moyens aux distributeurs d’automatiser le suivi des pénalités et de documenter les éventuels manquements de manière transparente entre toutes les parties prenantes de la supply chain. Connectée au TMS et plus particulièrement aux modules de gestion de commandes et de planning de RDV de livraison en entrepôt, cette solution permet une traçabilité et un partage des données entre fournisseurs et distributeurs.

Un outil digital pour faciliter la gestion des pénalités logistiques

Au travers d’un portail collaboratif dédié, les utilisateurs sont dans un premier temps capable de calculer tous types de pénalité et d’organiser leur gestion par marché. L’outil s’interface en parallèle avec leurs applications et systèmes internes, qu’il s’agisse d’un WMS ou d’un logiciel de gestion commerciale, afin de constater les écarts sur les commandes.

Via un workflow, ils peuvent ainsi gérer le process de travail et de décision et respecter les droits des intervenants ainsi que les scenarios de traitement des pénalités. L’outil offre en outre la possibilité de publier les calculs à destination des fournisseurs concernés sur le portail, d’obtenir leur accord dans un délai déterminé ou bien de leur permettre de contester la pénalité et de documenter cette dernière action. Un système d’envoi d’alertes aux fournisseurs complète le dispositif de collaboration entre les parties prenantes. Enfin, la solution génère les éléments de facturation relatifs aux pénalités et met à disposition des KPI et indicateurs pour les directions supply chain, approvisionnements ou bien encore les responsables d’entrepôts.

Un logiciel et des bénéfices administratifs, financiers et humains

De ces fonctionnalités multiples, émergent plusieurs bénéfices tant administratifs, financiers et humains. Car si une solution digitale de gestion des pénalités permet d’expliquer, de partager et de détailler le calcul des pénalités appliquées, concrètement, un outil tel que Fluid-e offre également une forte productivité administrative dans les gestions de litiges ainsi qu’une amélioration de la trésorerie par un encaissement plus rapide. Les utilisateurs constatent un retour sur investissement de trois mois après la mise en place de la solution.

Enfin, ce portail, par nature collaboratif, facilite les échanges et installe une relation plus saine et transparente entre les parties prenantes du contrat.