Connectivité EDI : simplifiez les échanges avec vos fournisseurs et prestataires !

L’EDI, ou échange de données informatisé, est un outil essentiel dans le fonctionnement d’une chaîne logistique.

Cette technologie innovante permet aux différentes parties prenantes de la Supply Chain de l’entreprise (PME, PMI, ETI ou grand groupe) d’échanger des informations de manière automatisée et sécurisée.

Elle permet aux entreprises de se connecter facilement et efficacement avec leurs partenaires commerciaux. En d’autres termes, les entreprises peuvent échanger des données structurées de manière automatisée et standardisée, ce qui :

• réduit les coûts et les délais de traitement des transactions,
• améliore la communication avec les partenaires commerciaux,
• se conforme aux exigences des grands donneurs d’ordre
• et améliore l’efficacité des opérations logistiques.

Dans cet article, DDS vous présente comment la connectivité EDI est l’outil logistique idéal pour simplifier vos échanges avec vos fournisseurs, vos transporteurs, vos prestataires logistiques et vos clients.

Qu’est-ce que l’échange de données informatisé (EDI) ?

L’échange de données informatisé (EDI) est un processus qui permet la transmission électronique de documents standardisés entre les systèmes d’information de différentes organisations ou entreprises.

L’échange EDI permet de simplifier l’ensemble des transactions de l’entreprise (commerciales, administratives et logistiques) tout en assurant :

• une réduction des coûts,
• une optimisation de la masse salariale,
• et en augmentant la productibilité de l’entreprise.

Concrètement pour votre entreprise, cet outil permet de transférer (de manière électronique et sans intervention manuelle) les données telles que :

• les commandes,
• les confirmations de livraison,
• les factures,
• les avis d’expédition,
• les bons de commande, etc.

Grâce à l’EDI, ces processus sont totalement automatisés, ce qui permet :

• de réduire les risques d’erreurs dues à l’aspect manuel des documents papier échangés jusque-là,
• d’accélérer les délais de traitement des commandes,
• et d’améliorer la visibilité et la traçabilité des marchandises tout au long de la chaîne logistique.

Le principe de fonctionnement de la technologie EDI

Le principe de fonctionnement de l’EDI repose sur l’échange de données structurées entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux de manière automatisée, standardisée et sécurisée.

Cet échange peut être modélisé en étapes-clés, telles que :

• la création du document commercial. L’entreprise crée un document commercial (commande, facture, bon de livraison, autre) dans son système d’information propre ;
• la traduction du document en message EDI. Le logiciel EDI de l’entreprise traduit le document commercial en un message EDI structuré conformément aux normes EDIFACT, ANSI X12 ou XML ;
• l’envoi du message EDI. Le message EDI est envoyé via un réseau sécurisé, tel qu’un réseau VAN (Value Added Network) ou AS2 (Applicability Statement 2), au partenaire commercial destinataire ;
• la réception et traduction du message EDI. Le partenaire destinataire reçoit le message et son logiciel EDI le traduit en un document commercial dans son propre système d’information ;
• le traitement du document commercial. Le partenaire traite le document reçu de manière automatisée, ce qui réduit les coûts et les délais de traitement des transactions ;
• l’envoi d’un accusé de réception. Le partenaire commercial envoie un accusé de réception électronique pour confirmer la réception et le bon traitement du message EDI.

La description de ce séquencement des tâches démontre que l’intégralité du processus d’échange de données est donc entièrement automatisée et standardisée, ce qui permet aux entreprises :

• d’améliorer la communication avec ses partenaires commerciaux,
• et de se conformer aux exigences des grands donneurs d’ordre.

Les normes de l’EDI : EDIFACT, ANSI X12 et XML

L’EDI est une technologie qui utilise des normes et des protocoles pour échanger des documents structurés.

Les documents sont transformés en un format standard, conforme aux normes EDI, par un logiciel ou un service spécifique.

Les normes EDI les plus courantes sont :

• la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport). Elle détermine la syntaxe et le format des messages EDI, et est principalement employée en Europe et dans les domaines du transport, de la logistique, de l’automobile et de la distribution ;
• la norme ANSI X12 American National Standards Institute X12). Elle est surtout utilisée dans les secteurs de la santé, de la finance, de l’assurance et du gouvernement ;
• la norme XML (Extensible Markup Language). C’est une norme universelle qui permet de créer des messages EDI adaptés à chaque secteur d’activité ou à chaque entreprise.

L’EDI suit des normes internationales qui spécifient le format, le contenu et la structure des documents échangés, comme :

• les commandes, les factures,
• les bons de livraison ou les avis d’expédition.

La connectabilité EDI peut être réalisée par différents moyens, comme les réseaux privés, les services en ligne ou via Internet.

Le réseau de transmission doit être sécurisé et fiable, pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des données.

Les protocoles de communication les plus courants sont AS2, FTP, SFTP, HTTPS ou encore VAN (Value Added Network).

La norme XML (Extensible Markup Language) est une norme universelle qui permet de créer des messages EDI adaptés à chaque secteur d’activité ou à chaque entreprise.

L’utilisation de la technologie EDI en logistique

La technologie EDI (Échange de Données Informatisées) est un outil très performant en logistique et dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour optimiser l’efficacité, la fiabilité et la rapidité des opérations logistiques, que ce soit au niveau stratégique, opérationnel ou analytique.

Les informations échangées via l’EDI sont précises, complètes et fiables, ce qui facilite la prise de décision et la planification des opérations logistiques et de transport.

Les messages EDI sont structurés en segments et en éléments de données, qui sont définis dans les normes EDI.

Chaque segment contient des informations spécifiques, telles que les informations sur l’expéditeur, le destinataire, les produits et les quantités. Les éléments de données sont les unités de base des informations échangées, telles que les codes produits, les quantités et les dates.

Les entreprises peuvent utiliser des logiciels EDI pour traduire les messages EDI entrants et sortants dans leur propre format de données. Cela permet une intégration transparente avec leurs systèmes d’information.

Les logiciels EDI peuvent également fournir :

• des fonctionnalités de suivi et de traçabilité des transactions,
• ainsi que des outils de gestion des erreurs et des exceptions.

En termes de stratégie d’entreprise, l’EDI permet aux entreprises de se connecter avec leurs partenaires commerciaux (fournisseurs, transporteurs, prestataires logistiques et clients). Cette connectivité facilite la coordination et la collaboration entre les différents acteurs de la chaîne logistique :

• ce qui engendre une réduction des coûts, des délais de livraison,
• et renforce la satisfaction des clients.

Du point de vue de la gestion des tâches opérationnelles, l’EDI est utilisé pour automatiser les processus de commande, de facturation et de paiement.

Au niveau des opérations de transport, l’EDI est utilisé pour suivre les expéditions et les livraisons en temps réel. Cela permet une gestion plus efficace des opérations logistiques et une meilleure visibilité sur la chaîne d’approvisionnement.

L’importance de la connectivité EDI dans les échanges avec vos fournisseurs

Dans le domaine logistique, l’EDI (Échange de Données Informatisé) est couramment employé pour optimiser et structurer les commandes d’achat, les confirmations de commande, les notifications d’expédition et les factures avec les fournisseurs.

Que votre entreprise soit une PME ou un grand groupe, il est crucial d’optimiser la précision et la célérité des échanges avec vos fournisseurs pour améliorer la rentabilité et la réactivité de votre entreprise.

Cela permet de réduire les coûts, les délais de paiement et d’améliorer la satisfaction des clients.

De plus, l’EDI contribue :

• à diminuer les erreurs, en particulier lors de la saisie manuelle des commandes,
• et à accélérer le traitement des documents commerciaux et comptables.

Grâce à la confirmation électronique des commandes reçues, à la précision automatique des quantités, des numéros de suivi, des dates de livraison prévues et des quantités expédiées, les litiges se trouvent réduits en nombre et en complexité, facilitant ainsi la gestion des relations avec les fournisseurs.

L’importance de la connectivité EDI dans les échanges avec vos prestataires

L’EDI est un outil essentiel pour les échanges avec les prestataires en logistique et en transport de marchandises.

En effet, il permet d’automatiser et de standardiser les transactions commerciales, ce qui réduit considérablement les erreurs et améliore l’efficacité des échanges entre les entreprises.

On utilise couramment l’EDI dans le domaine du transport de marchandises pour :

• les ordres de transport,
• les confirmations d’ordre de transport,
• les avis d’expédition (numéros de suivi, les dates de livraison prévues et les quantités expédiées),
• et les factures avec les commissionnaires de transport.

Les transporteurs peuvent envoyer des informations sur l’état des expéditions, telles que les heures d’arrivée prévues et les retards éventuels, directement aux entreprises. Les entreprises, quant à elles, peuvent suivre les niveaux de stock en temps réel. Cela leur permet de réapprovisionner les produits en fonction de la demande.

Grâce à cet outil, PME / PMI /ETI et grands groupes peuvent améliorer la précision et la rapidité des échanges avec leurs prestataires en logistique et en transport de marchandises, ce qui réduit les coûts et améliore la satisfaction des clients.

De surcroît, il facilite la gestion des relations avec les prestataires en réduisant les litiges et en simplifiant le suivi des expéditions.

L’importance de la connectivité EDI dans les échanges avec vos clients

Outil technique qui permet de transmettre des données structurées de manière électronique entre les entreprises et leurs clients, L’EDI trouve sa place dans le secteur de la logistique et du transport.

En optimisant la qualité et l’efficacité des opérations grâce à des normes et des protocoles partagés, il favorise les transactions suivantes :

• les commandes. Les clients peuvent envoyer des commandes électroniques aux entreprises, ce qui réduit les erreurs de saisie manuelle et accélère le traitement des commandes ;
• les confirmations de commande. Les entreprises peuvent confirmer électroniquement les commandes reçues, en précisant les quantités de chaque item et les délais de livraison ;
• les avis d’expédition. Les entreprises envoient des informations à jour, en temps réel, sur les expéditions en cours, (numéros de suivi, dates de livraison prévues, quantités expédiées…) ;
• les factures. Envoyées électroniquement, les factures sont directement disponibles pour le client, qu’il soit une entreprise ou un particulier, ce qui réduit les délais de paiement et facilite la comptabilité de votre entreprise.

Dès lors que vous utilisez l’EDI pour vos transactions, la gestion de votre entreprise gagne en précision, en rapidité d’échanges avec vos clients.

Utiliser cette connectivité EDI améliore la satisfaction des clients, notamment en réduisant les erreurs et les litiges.

La connectivité EDI pour les PME / PMI

L’EDI peut aider les PME/PMI à se conformer aux exigences des grands donneurs d’ordre.

Les PME/PMI peuvent :

• se connecter facilement aux réseaux EDI des grands groupes,
• et répondre à leurs exigences en matière de format et de contenu des messages.

En outre, l’EDI peut aider les petites et moyennes entreprises (commerciales ou industrielles) à renforcer leur compétitivité :

• en réduisant les coûts ;
• et en améliorant l’efficacité des opérations logistiques et de transport.

Utilisé pour automatiser les processus de commande, de facturation et de suivi des expéditions, cet outil va réduire les coûts administratifs et améliorer la visibilité sur les opérations logistiques, aspects très intéressants pour la proactivité de votre entreprise !

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