TPE / PME : comment suivre les livraisons en 9 étapes simples à mettre en place ?

Suivre les livraisons au sein d’une TPE ou PME est essentiel pour assurer la bonne gestion des flux logistiques et garantir la satisfaction de vos clients. Voyons en détail une méthode efficace et adaptée aux petites et moyennes entreprises pour optimiser ce suivi et organiser au mieux vos tournées de livraison.

Se doter d’une stratégie de suivi de vos livraisons optimise à la fois les tâches commerciales, la gestions des stocks et les flux physiques.

Il est nécessaire de mettre en place un système de suivi efficace qui vous permettra d’automatiser et de piloter l’ensemble de vos opérations de livraison. La traçabilité à chaque étape de la vie des éléments constitutifs de vos produits est la clé pour un pilotage efficace et rentable. Pour ce faire, DDS conseille de vous doter d’un logiciel de gestion des flux adapté à la taille et à la nature de votre petite ou moyenne entreprise dans une optique d’amélioration en continu de vos process de livraison.

Cette méthode en 9 étapes est réalisable en 30 minutes grâce au tout premier TMS 100% gratuit et sans engagement de DDS, adapté aux PME / TPE.

Détaillons chacune des étapes.

Se doter d’un logiciel de gestion des flux adaptée à la taille de votre entreprise

Dans un premier temps, il est primordial de disposer d’un logiciel de gestion adapté à votre secteur d’activité : le TMS, Transport Management System assure l’ensemble des tâches logistiques et commerciales nécessaires.

Ces solutions logicielles permettent de centraliser et de gérer l’ensemble des processus liés à la chaîne logistique de votre entreprise, de la prise de commande à la livraison finale. Grâce à un logiciel de gestion, vous serez en mesure de gérer efficacement vos stocks en temps réel. Vous pourrez ainsi :

• suivre et contrôler les entrées et sorties de marchandises,
• optimiser votre gestion des approvisionnements et éviter les ruptures de stocks.

De plus, vous pourrez bénéficier d’une traçabilité complète de vos produits, ce qui vous permettra de retracer leur parcours depuis leur réception jusqu’à leur expédition.

Afin de faciliter le pilotage de votre TPE / PME, DDS propose un TMS 100% gratuit et sans engagement, disponible à l’emploi en 30 min.

Tracer l’ensemble de ses produits : de l’approvisionnement à la livraison chez le client

La traçabilité de l’ensemble de vos produits (ou élément de vos produits selon votre secteur d’activité) favorise la prise de décision rapide face à chaque problème logistique et commerciale de vos services.

Connaître en temps réel l’état exact de chaque commande et de chaque livraison est un véritable atout : rentabilité et réactivité boostent alors le fonctionnement interne de vos achats, de votre financier et de votre logistique.

Disposer de tableaux de bord de pilotage

Pour assurer un suivi optimal des livraisons, il est essentiel de disposer de tableaux de bord et de rapports de pilotage.

Ces outils vous permettront d’avoir une vision globale de l’état de vos livraisons et d’identifier d’éventuels dysfonctionnements. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées et mettre en place des actions correctives si nécessaire.

Par ailleurs, un logiciel TMS vous offre la possibilité de personnaliser ces tableaux de bord en fonction de vos besoins spécifiques (commandes en cours, livraisons en cours, etc.).

Faciliter la facturation

Le suivi des livraisons ne se limite pas seulement à l’aspect logistique, mais englobe également la facturation et la relation client.

Lorsque vos livraisons sont correctement suivies, les tâches de facturation envers vos clients sont drastiquement facilitées.

Mettre en place l’intégration de vos fournisseurs et de vos transporteurs

Pour une traçabilité optimale, il convient de connecter vos fournisseurs ainsi que vos transporteurs au système de suivi.

Cela permettra d’obtenir des mises à jour en temps réel sur l’état des livraisons lorsque les commandes ont quitté les entrepôts en utilisant les outils technologiques de traçabilité : QR code, GPS, numéros de suivi, etc.

À chaque étape, vous connaissez alors l’état de finition et de livraison de chaque marchandise.

Automatiser les notifications tout au long de votre Supply Chain pour un suivi de livraison optimum

Afin de faciliter votre mode de fonctionnement interne, l’idéal est que l’information vienne à vous et non pas que vos employés soient à la recherche constante des données.

La clé réside alors dans les notifications automatiques. Elles sont les gardiens de votre Supply Chain et vous avertissent de chaque étape clé du processus de livraison :

• notification de la prise en charge de la commande,
• notification de la fin de l’opération d’emballage,
• notification de l’expédition (le colis a quitté l’entrepôt).

La notification vous permet de réagir rapidement si un retard ou autre problème survient dans une étape du processus.

Communiquer avec les clients

Communiquer avec vos clients quant au suivi de leurs livraisons est primordial pour une satisfaction client 5 étoiles.

Un client sera à même d’accepter un incident de livraisons s’il est informé dès que ce retard intervient. Pour ce faire, mettre en place une politique de notifications des étapes de la livraison aux clients s’avère très intéressant et gage de fidélisation.

D’un point de vue pratique, fournissez-leur les numéros de suivi de leurs commandes pour qu’ils puissent accéder aux informations nécessaires et suivre leurs commandes.

Analyser les données de livraison

Une fois que vos livraisons ont été effectuées, avec succès ou problèmes, le levier d’amélioration suivant consiste à analyser les données de livraison.

Suivre pour informer constitue la première étape de la traçabilité. Suivre pour réagir, c’est ce qui rendra votre petite ou moyenne entreprise forte et agile face à vos concurrents !

Cette analyse est très utile pour identifier :

• les problèmes récurrents,
• les itinéraires à difficulté,
• ou encore les horaires de livraison propices aux retards, etc.

Gérer les problèmes responsables des retards ou incidents de livraison

Les données collectées et analysées ont mis en lumière une liste de problèmes récurrents, que ce soit en temps réel lors d’une livraison en retard ou sur le long terme.

En cas de retard ponctuel, l’utilisation de votre tableau de bord vous permet de prendre une décision rapide pour minimiser l’impact de cette perturbation sur le client, en changeant d’itinéraire par exemple.

Dans le cadre d’incidents récurrents, l’analyse minutieuse est nécessaire pour trouver le dénominateur commun à ces problèmes et prendre les décisions pour les résoudre (changement de prestataires, utilisation d’un autre mode de transport pour ces destinations, etc.).

DDS : l’offre TMS 100% gratuite adaptée aux TPE / PME

Ces 9 étapes sont faciles et rapides à implémenter sur la Supply Chain de votre petite ou moyenne entreprise grâce à notre nouvelle offre TMS 100 % gratuite et sans engagement.

En 30 minutes, ces étapes vous permettront d’automatiser et de piloter l’ensemble de vos opérations de livraison, de la gestion des stocks à la facturation en passant par la relation client. Grâce à un suivi précis de vos livraisons, vous pourrez :

• améliorer la productivité de votre entreprise,
• optimiser vos processus,
• et assurer la satisfaction de vos clients.

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